Ennakointi keventää tapahtumajärjestäjän paineita

Yritystapahtuman tai konsertin onnistumisen takaavat huolellinen suunnittelu, muutoksiin varautuminen sekä osaavien ja kokeneiden kumppanien valinta.

Satsaa suunnitteluun

Jokainen yleisölle tai tietylle osallistujajoukolle järjestetty tapahtuma on ainutkertainen: vaikka tilaisuus tai konsertti toistettaisiin samanlaisena uudestaan, ainakin yleisö vaihtuu. Livetapahtumien luonteeseen kuuluvien sattumien mahdollisuus korostaa jokaisen tapahtuman yksilöllisyyttä. Tapahtumasta vastaavan työ helpottuu, kun osa vastuista jaetaan alan ammattilaisille jo suunnitteluvaiheessa. 

Ajoissa aloitettu suunnittelu on tapahtuman järjestämisestä vastaavan paras keino välttää viime hetkeen helposti kasautuvaa kiirettä ja painetta. 

Musiikkitalon lavamestari Tomi Tikka on ollut varmistamassa satojen erilaisten tapahtumien teknistä toteutusta. Hän vahvistaa, että huolellinen suunnittelu ennakoi jouhevasti sujuvaa tapahtumaa: “Isompien konserttien ja yritystapahtumien suunnittelu aloitetaan jopa vuosi etukäteen. Mitä aikaisemmin tapahtumatekniikasta vastaava tiimi voi tuoda omat ideansa ja osaamisensa suunnittelupöydälle, sen parempi.” 

Kun isot linjat – kohderyhmä, aika, paikka, teema, pääesiintyjät sekä budjetti – on lyöty lukkoon, koko tuotantotiimin on helpompi lähteä hiomaan ja varmistamaan tapahtuman toteutuksen yksityiskohtia. Tapahtumatilan mahdollisuudet tuntevien asiantuntijoiden kokemus kannattaa hyödyntää, sillä heidän avullaan yleisölle voidaan luoda varsinaista ohjelmaa täydentäviä wau-elämyksiä esimerkiksi visuaalisin keinoin.

Ennakoi tulevat tilanteet

Tapahtumapaikan sekä tapahtumapalveluiden valinta on ennakointia: hyvä sijainti ja varmasti sujuvat, monipuoliset palvelut ovat vankka pohja tapahtuman yleisötavoitteiden sekä laadullisten odotusten saavuttamiselle. Kun ammattilaiset ovat asialla, tapahtumajärjestäjä voi keskittyä isoihin linjoihin – kuten tilaisuuden ohjelmasisältöön ja markkinointiin.

Ideointivaiheessa luovuus on tärkeää, mutta hyvään tapahtumasuunnitelmaan kuuluu myös muutoksiin varautuminen. Yllätyksiä todennäköisesti tulee eteen joko ennen tapahtumaa tai sen aikana, eikä niitä kannata pelätä. 

Tomi Tikan mukaan ennen tapahtumaa on syytä varmistaa, että salin kalustus, mahdollinen lava ja äänentoisto palvelevat tarkoitustaan. Yleisön pitää nähdä ja kuulla esitykset ilman ongelmia. Tapahtuman kulkuun liittyvien valoprojisointien ja äänentoiston käyttö harjoitellaan aina huolella etukäteen. 

Kokouksissa ja seminaareissa on tärkeää, että esitystekniikka toimii ilman häiriöitä. Esitysmateriaalit kannattaa siksi pyytää esiintyjiltä hyvissä ajoin testattavaksi, ja samalla heille voidaan kertoa minkälaisia mikkejä tilaisuudessa käytetään. Ihannetapauksessa kaikki esitysmateriaalit voidaan tarkistaa kerralla.

Anna asiantuntijoiden varmistaa tekniikka ja turvallisuus

Tapahtuman kuluessa sattuu joskus yllättäviä asioita, mikä edellyttää taustajoukoilta tilannetajua ja ongelmanratkaisutaitoja. Esimerkiksi rikkoutuneen äänenvahvistimen korjaaminen tai vaihtaminen hoituu Musiikkitalon teknisen tiimin toimesta jouhevasti. 

Sähkövika voi vaikuttaa myös esirippujen tai muiden lavasteiden toimintaan. Näissä tilanteissa selkeä tiedottaminen ja tarvittaessa myös huumori rauhoittavat tilanteen. Usein häiriöt pystytään ratkaisemaan kuitenkin niin, että yleisö ei tiedä mitään ongelmaa olleenkaan.

Kokouksissa esitysmateriaalit ovat tyypillisin asia, joka voi aiheuttaa ongelmia: joskus esiintyjän mukanaan tuoman materiaalin formaatti on sopimaton tai yritykselle räätälöidyt fontit eivät toistu halutunlaisina. Nämä asiat voidaan korjata, kun ne havaitaan ajoissa. Hyvä käytäntö on pyytää esiintyjät paikalle hyvissä ajoin ennen tilaisuuden alkua, jotta voidaan varmistua siitä, että esitysmateriaali toimii moitteettomasti.

Musiikkitalossa huolehditaan huomaamattomasti mutta ammattitaidolla myös tapahtumien turvallisuudesta. Talon oman tapahtumapalvelutiimin jäsen on aina paikalla huolehtimassa, että kaikki sujuu toivotulla tavalla. Yleisön ja esiintyjien turvallisuudesta ja tarvittaessa myös ensiavusta vastaa Musiikkitalon yhteistyökumppani Avarn.