Henkilötietojen käsittelyä koskevat periaatteet

Henkilötietojen käsittelyä koskevat periaatteet Musiikkitalossa, kun henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä.

Henkilötietojen käsittelyä koskevat periaatteet

Rekisterinpitäjä ja rekisterin nimi

Musiikkitalon asiakasrekisteri.
Helsingin Musiikkitalo Oy, Mannerheimintie 13 A, 00100 Helsinki, Y-tunnus 2349831-5, puh. 020 707 0400www.musiikkitalo.fi

Rekisteriasioita hoitava henkilö

Myynti- ja markkinointipäällikkö Juha Paaso, puh. 020 707 0405, juha.paaso(at)musiikkitalo.fi

Rekisterin pitämisen peruste

Helsingin Musiikkitalo Oy käsittelee henkilötietoja tietosuoja-asetuksen 6 artiklan kohdan mukaisesti seuraavin perustein:

Suostumus: Voimme käsitellä antamiasi tietoja tai havainnoituja tietoja suostumuksesi perusteella
tai alla mainitun oikeutetun edun perusteella muun muassa markkinointitarkoituksessa. Mikäli
käsittelyn tarkoitus muuttuu, pyydämme sinulta uuden suostumuksen. Henkilötietojen antaminen
perustuu antamasi suostumukseen, jotta voimme palvella sinua paremmin. Ilmoitamme
suostumuksen pyytämisen yhteydessä, mikäli jokin tieto on välttämätön esimerkiksi uutiskirjeiden
tilaamiseksi.

Sopimus: Käsittelemme antamiasi tietoja täyttääksemme sopimuksen mukaiset velvoitteemme
palvelusta tai tuotteesta, jonka olet meiltä tilannut. Henkilötietojen antaminen perustuu silloin
sopimukseen, jotta Musiikkitalo voi toimia sopimuksen mukaisesti ja laskuttaa sopimuksen
mukaisista palveluista. Sopimuksen toteuttaminen ei pääsääntöisesti ole mahdollista ilman, että
Musiikkitalo käsittelisi henkilötietojasi. Henkilötietojen toimittaminen on pääsääntöisesti
sopimuksen tekemisen edellytys.

Oikeutettu etu: Käsittelemme tietojasi palveluiden toteuttamiseen, liiketoiminnan ja
asiakaspalvelun hoitamiseen ja kehittämiseen, väärinkäytösten estämiseen ja selvittämiseen sekä
markkinointiin. Nämä tarkoitukset ovat Musiikkitalon liiketoiminnan kannalta välttämättömiä, ja
siten Musiikkitalon oikeutetun edun mukaisia.

Rekisteriryhmät ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Mitä tietoja keräämme ja mihin tarkoitukseen tiedot kerätään

Tämän henkilötietorekisterin tarkoituksena on toimia Musiikkitalon asiakasrekisterinä. Rekisteri
sisältää henkilötietoja Musiikkitalon nykyisistä henkilö- ja yritysasiakkaista.

Rekisterin sisältämiä asiakastietoja voidaan käsitellä seuraavissa tarkoituksissa:

  • Asiakassuhteen hoitaminen ja hallinta
  • Asiakkaalle suunnattujen palveluiden toteuttaminen, kehittäminen ja ylläpitäminen
  • Asiakastuki
  • Musiikkitalon palveluista ja tuotteista tiedottaminen, viestintä, markkinointi, myynnin edistäminen
  • ja markkinatutkimukset
  • Musiikkitalon liiketoiminnan suunnittelu ja kehittäminen
  • Musiikkitalon sähköisen liiketoiminnan sopimussuhteisten yhteistyökumppaneiden palveluviestintä ja palvelusopimuksiin perustuva mainonta

Rekisterin tietosisältö

Helsingin Musiikkitalon asiakastietokanta sisältää seuraavia tietoja:

  • Nimi
  • Postiosoite sekä mahdollinen asuinmaa
  • Käyttökieli
  • Syntymäaika
  • Sukupuoli
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • Sosiaalisen median tilit
  • Suoramarkkinointilupiin ja -kieltoihin liittyvät merkinnät
  • Muut palveluiden käytön edellyttämät tiedot

    Asiakkaan perustietojen lisäksi rekisterissä on tietoja sopimuksista, palvelujen käytöstä, palvelujen
    käyttöalueista sekä palvelujen tuottamisen ja ohjaamisen edellyttämistä tiedoista. Rekisteri voi
    sisältää myös asiakkaan itse ilmoittamia kiinnostusalueita koskevia tietoja.

    Säännönmukaiset tietolähteet

    Rekisterin tiedot kertyvät seuraavista lähteistä:

    • Rekisteröidyltä itseltään
    • Rekisteröidyn suostumuksella kolmannelta osapuolelta, esimerkiksi lipunmyyntikumppanilta
    • Nimi- ja osoitetietojen päivityksessä osoitetietojärjestelmistä

    Rekisteriin liitetään Musiikkitalon uutiskirjeen tilanneet ja Musiikkitalon tapahtumiin pääsylipun
    ostaneet, jotka ovat ilmoittaneet lipun oston yhteydessä henkilötietonsa.

    Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

    Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille muutoin kuin voimassa olevan lainsäädännön
    sallimissa tai velvoittamissa rajoissa.

    Henkilötietojasi voidaan siirtää tai luovuttaa, mikäli olet antanut nimenomaisen suostumuksen
    tähän. Voimme myös luovuttaa henkilötietojasi ulkopuolisille yrityksille, organisaatioille tai
    henkilöille, mikäli tietojen käyttö, säilyttäminen tai paljastaminen on tarpeen sopimuksen
    täytäntöönpanemiseksi, mahdollisten rikkomusten tutkimiseksi taikka laillisten oikeuksiemme suojelemiseksi. Musiikkitalo pyytää tarvittaessa rekisteröidyltä erikseen suostumusta luovuttaa tietoja kolmansille osapuolille.

    Emme siirrä tietojasi EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

    Rekisterin suojaus

    Käytämme tarpeellisia teknisiä ja organisatorisia tietoturvakeinoja henkilötietojen suojaamiseksi
    oikeudetonta pääsyä, luovuttamista, hävittämistä tai muuta oikeudetonta käsittelyä vastaan. Tietosi
    on suojattu muassa palomuurien, salaustekniikoiden, turvallisten laitetilojen käytön ja
    asianmukaisen turvatekniikan avulla.

    Rekisteriin on käyttöoikeus vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla ja muilla
    määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Heillä on käytössään
    käyttäjätunnukset ja salasanat ja heitä on ohjeistettu henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä
    kysymyksissä. Valitsemme myös alihankkijamme ja sopimuskumppanimme huolellisesti.
    Alihankkijamme ja sopimuskumppanimme henkilötietojen käsittelyä valvotaan.

    Tietojen säilytysaika

    Säilytämme tietojasi vain niin kauan kuin se on tarpeen yllä määriteltyjen tarkoitusten
    toteuttamiseksi kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

    Mikäli käsittely perustuu suostumukseen, käsittelemme tietojasi, kunnes olet esimerkiksi
    peruuttanut uutiskirjeen tilauksen tai kunnes olet peruuttanut suostumuksen.

    Asiakasrekisterissä tietoja säilytetään lähtökohtaisesti niin kauan kuin henkilö toimii sellaisissa
    työtehtävissä tai sellaisessa asemassa, joihin tuote tai palvelu liittyy, eikä hän ole kieltäytynyt
    vastaanottamasta markkinointiviestintää. Mikäli kieltäydyt markkinoinnista, säilytämme tiedon
    kiellosta ja yhteystiedoista, jotta voimme varmistaa kiellon noudattamisen.

    Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

    Musiikkitalo voi käyttää tietojasi automaattiseen päätöksentekoon ja profilointiin.

    Rekisteröidyn oikeudet

    Tietojen tarkastaminen, korjaaminen, siirtäminen ja poistaminen:

    Sinulla on oikeus tarkastaa itsestäsi tallennetut henkilötiedot. Oikaisemme, poistamme tai
    täydennämme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai
    vanhentuneet henkilötiedot pyynnöstäsi. Sinun tulee tehdä pyyntö allekirjoitetussa tai sitä
    vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa taikka henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona.

    Suoramarkkinoinnin ja siihen liittyvän profiloinnin kielto-oikeus:

    Voit milloin tahansa kieltää tietojen luovuttamisen ja käsittelyn suoramarkkinointia varten
    painamalla sähköpostinviestin lopussa olevaa linkkiä tai ilmoittaa kieltäytymisestä osoitteessa
    tietosuoja(at)musiikkitalo.fi.

    Vastustamisoikeus, oikeus rajoittaa käsittelyä ja suostumuksen peruuttaminen:

    Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa osoitteessa tietosuoja(at)musiikkitalo.fi. Sinulla on
    oikeus vaatia henkilötietojesi poistamista, mikäli henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin,
    joita varten ne on kerätty, henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti sekä mikäli henkilötiedot on
    poistettava rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.  Sinulla on
    oikeus vaatia käsittelyn rajoittamista, mikäli kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden,
    henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, Musiikkitalo ei enää tarvitse henkilötietojasi käsittelyn
    tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai
    puolustamiseksi sekä mikäli olet vastustanut henkilötietojen käsittelyä ja odotat sen todentamista.

    Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Sinulla on oikeus saada sinua koskevat henkilötiedot,
    jotka olet toimittanut meille jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa
    muodossa. Sinulla on oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Edellytyksenä
    kuitenkin on, että käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely suoritetaan
    automaattisesti.  Lisäksi henkilötietojen siirtäminen suoraan toiselle rekisterinpitäjälle tulee olla
    teknisesti mahdollista.

    Rekisterinpitäjä arvioi rekisteröidyn tekemän pyynnön, jonka jälkeen rekisteripitäjä toteuttaa
    pyynnön tai ilmoittaa rekisteröidylle miksi pyyntöä ei voi toteuttaa. Rekisteröity voi viedä
    Tietosuojavaltuutetulle uudelleen arvioitavaksi, mikäli rekisterinpitäjä antaa kielteisen ilmoituksen.

    Rekisterinpitäjän täytyy vastata sinulle yhden kuukauden kuluessa. Jos pyyntöjä on monta tai ne
    ovat monimutkaisia, rekisterinpitäjä voi ilmoittaa vastauksessaan, että se tarvitsee niiden käsittelyyn
    enemmän aikaa. Jos rekisterinpitäjä ilmoittaa tarvitsevansa lisää käsittelyaikaa, määräaika on
    kolmen kuukauden kuluttua alkuperäisestä pyynnöstäsi. Odota rauhassa vastausta. Ilmoitus
    pidemmästä käsittelyajasta ei vielä tarkoita, että rekisterinpitäjä kieltäytyy antamasta tietojasi. Jos
    rekisterinpitäjä ei vastaa sinulle määräajassa, voit ottaa yhteyttä tietosuojavaltuutettuun
    tietosuojaoikeuksiesi loukkaamisesta.

    Oikeutesi tehdä valitus valvontaviranomaiselle

    Sinulla on rekisteröitynä oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi, mikäli katsot, että
    henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä.

    Valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:

    Tietosuojavaltuutetun toimisto
    Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
    Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
    Vaihde: 029 56 66700
    Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi